Een afspraak maken, wijzigen of annuleren
Plan zelf een afspraak voor een klant die belt of langskomt, verzet een afspraak naar een andere tijd of annuleer hem, met of zonder e-mail aan de klant.
Op deze pagina
Klanten die bellen, appen of aan de balie een nieuwe afspraak willen, zet je zelf in de agenda. Bitbooking laat alleen tijden zien die echt vrij zijn, dus je boekt nooit per ongeluk dubbel.
Een nieuwe afspraak maken
Stap 1: Klik in Afspraken op Nieuwe afspraak, of klik in de dagweergave op een lege tijd.
Klik je op een lege tijd, dan zijn de medewerker, datum en tijd al ingevuld.
Stap 2: Typ de Naam klant.
Bij een vaste klant verschijnt een suggestie. Kies die, dan worden e-mail en telefoon automatisch ingevuld.
Stap 3: Vul eventueel E-mail en Telefoon in.
Zonder e-mailadres kan de klant geen bevestiging of herinnering krijgen.
Stap 4: Kies bij Behandelingen een of meer behandelingen.
Gebruik Zoek behandeling… als je lijst lang is.
Stap 5: Kies de Medewerker en de Datum, en klik op een vrije Tijd.
Stap 6: Laat Klant mailen aan als de klant een bevestiging moet krijgen.
De klant krijgt dan de bevestigingsmail met links om de afspraak zelf te wijzigen of te annuleren.
Stap 7: Klik op Afspraak opslaan.
Een afspraak bekijken en wijzigen
Klik op een afspraak in de agenda. Er opent een paneel met de datum, tijd, behandelingen, medewerker en klantgegevens. Bovenaan vind je snelle knoppen: Bellen, Mailen, Wijzigen en Meer. Via Klantprofiel zie je alle eerdere afspraken van deze klant.
Stap 1: Klik in het paneel op Wijzigen.
Stap 2: Pas aan wat nodig is: een andere tijd, dag, medewerker of behandeling.
Stap 3: Laat Klant mailen aan om de klant op de hoogte te brengen, en klik op Afspraak opslaan.
De klant krijgt alleen een mail als de datum, tijd, behandelingen of medewerker zijn veranderd.
Annuleren of verwijderen
Zegt een klant af? Zet de afspraak dan op Geannuleerd via de status bovenaan het paneel. De afspraak blijft zichtbaar (doorgestreept), telt mee in je annuleringscijfers en de tijd komt weer vrij. Lees meer in Afspraakstatussen.
Wil je een afspraak helemaal weghalen, bijvoorbeeld omdat je hem per ongeluk hebt gemaakt? Kies Meer › Verwijderen. Hij verdwijnt dan definitief uit de agenda.
Kan ik een afspraak in het verleden inplannen?
Nee, nieuwe afspraken kunnen alleen vanaf nu. Een afspraak die al geweest is, kun je wel nog wijzigen, bijvoorbeeld om de notities aan te vullen.
Ik kan een afspraak met inwerktijd niet wijzigen.
Een online geboekte afspraak met inwerktijd bestaat uit twee delen en kun je in het dashboard niet verzetten. Je kunt wel de status wijzigen. Zie Behandelingen met inwerktijd.
Een afspraak met een online betaling kan ik niet verwijderen.
Klopt. Zet hem op Geannuleerd; de betaling wordt dan automatisch terugbetaald. Zie Terugbetalingen.
Was dit artikel nuttig?