Zo boeken, wijzigen en annuleren je klanten
Wat je klanten zien als ze online boeken, welke e-mails ze krijgen en hoe ze zelf hun afspraak verzetten of afzeggen via de link in hun e-mail.
Op deze pagina
Het helpt om te weten wat je klanten zien, zeker als iemand belt met een vraag. Een online boeking duurt voor een klant meestal minder dan een minuut en werkt op elke telefoon en computer, zonder account of app.
De stappen van een boeking
Stap 1: Behandeling kiezen
De klant kiest een of meer behandelingen, tot vijf in één afspraak. Categorieën en een zoekveld maken het makkelijk.
Stap 2: Medewerker kiezen
De klant kiest een medewerker, of Z.S.M. Geholpen worden voor de eerstvolgende vrije tijd bij wie dan ook. Is een medewerker met vakantie, dan staat erbij tot wanneer.
Stap 3: Datum en tijd kiezen
Alleen echt vrije tijden zijn te kiezen, rekening houdend met je openingstijden, roosters, pauzes, sluitingen en boekingsregels.
Stap 4: Formulier invullen (als je dat gebruikt)
Heb je een digitaal formulier voor deze behandeling, dan vult de klant het hier in. Zie Digitale formulieren.
Stap 5: Gegevens invullen
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel een opmerking. De klant kan zijn gegevens laten onthouden op het apparaat voor de volgende keer.
Stap 6: Betalen (als je dat gebruikt)
Met online betalen ziet de klant hier hoeveel er nu betaald moet of kan worden. Zie Online betalen: hoe het werkt.
Stap 7: Bevestigd
De klant ziet Afspraak bevestigd!, kan de afspraak toevoegen aan zijn eigen agenda en krijgt binnen enkele minuten een bevestigingsmail.
De e-mails die je klant krijgt
- Bevestiging: direct na het boeken, met de gegevens van de afspraak en knoppen om te wijzigen of af te zeggen.
- Herinnering: als je herinneringen hebt aangezet, op het moment dat je kiest. Zie Herinneringen voor afspraken.
- Reviewverzoek: als reviews aanstaan, ongeveer een dag na een afgeronde afspraak. Zie Reviews verzamelen en tonen.
E-mails gaan in de taal die je hebt gekozen bij Taal van e-mails aan klanten. Het uiterlijk pas je aan in de e-maildesigner. Zie E-mails aan klanten aanpassen.
Zelf wijzigen of afzeggen
Via de knoppen in de e-mail kan een klant de afspraak zelf verzetten naar een andere vrije tijd, of afzeggen. Dat kan tot het aantal uur dat je hebt ingesteld bij Gratis annuleren tot. Daarna ziet de klant dat het online niet meer kan, met een knop om je te bellen.
- Verzet een klant zijn afspraak, dan staat hij meteen op de nieuwe tijd in je agenda.
- Zegt een klant af, dan staat de afspraak in je agenda op Geannuleerd en komt de tijd weer vrij.
- Had de klant online betaald, dan krijgt die bij afzeggen automatisch het volledige bedrag terug.
- Wil je hiervan een e-mail krijgen? Zet Mail mij over boekingen aan. Zie Een melding krijgen bij een nieuwe boeking.
Moet mijn klant een account aanmaken?
Nee, klanten boeken zonder account. Ze vullen alleen hun naam en contactgegevens in.
Een klant zegt dat er geen tijden te kiezen zijn.
Controleer je openingstijden, de roosters van je medewerkers en je boekingsregels, en of Online boeken pauzeren of Tijdelijk gesloten niet aanstaat.
Een klant heeft de bevestigingsmail niet ontvangen.
Vraag de klant in de spammap te kijken en controleer in het afsprakenpaneel of het e-mailadres goed is gespeld.
Was dit artikel nuttig?